Guía para elegir el software de facturación adecuado para VeriFactu: requisitos legales, facilidad de uso, plazos 2027 y checklist antes de decidir.
VeriFactu ya no es una novedad lejana: es una realidad para la que cada negocio debe prepararse. Y elegir el software adecuado es una decisión estratégica. Le explicamos todo lo que debe tener en cuenta antes de decidir.
Facturar en cumplimiento con VeriFactu implica bastante más que instalar una actualización. Implica confiar en un software de facturación preparado, fiable y capaz de acompañar a su negocio en esta nueva etapa. Y, como su compañero de negocio, ETPOS puede ayudarle a hacer la elección correcta.
Vamos punto por punto:
1. Primero, entienda lo que VeriFactu exige realmente a un software de facturación
Antes de comparar opciones en el mercado, es fundamental saber qué debe cumplir cualquier sistema informático de facturación (SIF) para estar en regla. En términos generales, el software de facturación VeriFactu debe ser capaz de:
- Generar un registro de facturación por cada factura emitida, de forma segura, íntegra y trazable.
- Encadenar cada registro con el anterior mediante una huella (hash), de manera que no se puedan alterar ni eliminar facturas ya emitidas.
- Incluir un código QR en cada factura, conforme a las especificaciones técnicas establecidas.
- Conservar los registros de facturación durante el plazo legal de cuatro años, disponibles para cualquier inspección.
Existen, además, dos formas de cumplir con esta obligación:
VERI*FACTU
En la modalidad VERI*FACTU, el software envía cada registro a la AEAT de forma automática e inmediata, lo que en la práctica simplifica bastante las cosas.
No-VERI*FACTU
En la modalidad no-VERI*FACTU, el negocio conserva los registros con las mismas garantías de integridad y trazabilidad, pero sin enviarlos en tiempo real, quedando disponibles para cuando la AEAT los solicite. La primera modalidad es, para la mayoría de los negocios, la opción más sencilla de gestionar en el día a día.
Este es el punto de partida. Cualquier software que no garantice estos requisitos no la coloca a usted en incumplimiento por culpa de VeriFactu, sino que es su negocio el que queda expuesto a no cumplir con la ley.
2. Un software fácil de usar también es (mucho) más que comodidad
Aquí entra un aspecto que muchas veces se pasa por alto: la facilidad de uso. Un software técnicamente correcto, pero complicado de manejar en el día a día, aumenta el riesgo de errores humanos. Y esos errores también pueden comprometer el cumplimiento de su negocio.
Al elegir su software para VeriFactu, pregúntese:
¿Mi equipo va a saber usarlo sin dificultad?
¿La interfaz es intuitiva, similar a lo que ya conocen?
¿Cuánto tiempo de formación va a necesitar?
Cuanto más sencillo e intuitivo sea, más rápido se adapta su equipo (y menos margen hay para el error).
3. No deje la decisión para el último momento de VeriFactu
La Agencia Tributaria amplió los plazos de adaptación (puede consultar la nota informativa oficial de la AEAT): las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de los obligados tributarios (incluidos autónomos y pymes), antes del 1 de julio de 2027.
El período previo a estas fechas límite es, oficialmente, un período de pruebas: el momento ideal para probar, ajustar y formar a su equipo con calma, sin la presión de una fecha límite encima.
Puede parecer que hay tiempo de sobra, pero cambiar de software (o adaptar el que ya tiene) implica migrar datos, configurar procesos y formar a su equipo. Hacerlo con tiempo le permite probar el sistema en un entorno tranquilo, corregir lo que no funcione y llegar a la fecha límite con total seguridad, en lugar de arriesgarse a una migración apresurada en el último momento, cuando la demanda a los proveedores de software también estará en su punto más alto.
En resumen: las preguntas que debe hacer antes de decidir el software para VeriFactu
Antes de firmar con cualquier proveedor, tenga esta lista a mano:
- ¿El software está conforme al Reglamento de sistemas informáticos de facturación?
- ¿Permite operar en modalidad VERI*FACTU, con envío automático a la AEAT?
- ¿Las actualizaciones y el soporte técnico están incluidos en la licencia?
- ¿Es compatible con su TPV, balanzas o demás equipos ya instalados?
- ¿Puede probarlo antes de decidir, con acompañamiento del proveedor?
- ¿Su experiencia previa con otras obligaciones fiscales (como el SII o sistemas equivalentes en otros países) le da garantías de fiabilidad?
- ¿Va a ser fácil y rápido formar mi equipo en la utilización del nuevo software de facturación?
- ¿Tengo tiempo bastante para hacer la transición con tranquilidad?
Una vez que haya respondido a estas preguntas, estará preparado para tomar una decisión más consciente y fundamentada que garantice no solo el cumplimiento de VeriFactu, sino también una solución ágil y a largo plazo para la facturación de su negocio.
¿Aún tiene dudas sobre VeriFactu?
Le respondemos a las preguntas mas frecuentes sobre la transición fiscal e sobre los programas de facturación.
¿Qué software necesito para VeriFactu?
Necesita un programa de facturación homologado, capaz de generar registros de facturación íntegros, trazables y encadenados mediante hash, con código QR en cada factura y, si opta por la modalidad VERI*FACTU, con envío automático de esos registros a la AEAT.
¿Cuándo es obligatorio VeriFactu?
Tras la última ampliación de plazos de la AEAT, las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027. Los fabricantes de software, en cambio, ya debían tener sus productos adaptados desde julio de 2025.
¿VeriFactu es obligatorio para autónomos?
Sí. Los autónomos que emitan facturas mediante un software de facturación están dentro del ámbito de VeriFactu, con fecha límite de adaptación el 1 de julio de 2027, salvo que ya operen bajo el Suministro Inmediato de Información (SII) o bajo TicketBAI en el País Vasco, regímenes que quedan fuera de esta obligación concreta.
Como su software de facturación, ETPOS ya está preparado para VeriFactu, con la fiabilidad de quien ya acompañó a negocios como el suyo en otros procesos de digitalización fiscal (por ejemplo, TicketBAI en España y otros en Portugal), y con la sencillez que su equipo necesita para adaptarse sin complicaciones.
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